Le pouvoir de la productivité
#5 - Un investissement négligé
Bienvenue aux 40 nouveaux Flemmards qui nous rejoignent dans la Ligue !
Dans cette newsletter, je parle productivité et automatisation pour t’aider à travailler moins et produire plus.
Et je me suis rendu compte d’une chose : on est généralement tous d’accord sur la puissance de l’automatisation mais peu ont cerné le pouvoir de la productivité. Et c’est pour cette raison que j’ai décidé de t’en parler dans cette chronique !
Le programme du mois de l’amour ❤️
Productivité = Rentabilité
Une affaire de contrat
L’actu IA des outils préférés
5 conseils pour devenir un meilleur flemmard
Productivité = Rentabilité
Travaille moins, produis plus.
Je n’ai pas la sensation de t’avoir vendu du rêve en t’énonçant cette promesse. Néanmoins il y a quelque chose que je n’ai pas mentionné de façon aussi évidente : tu vas devoir y investir du temps.
Temps que beaucoup d’entreprises et d’entrepreneurs refusent d’allouer à l’optimisation de leur process, et donc à leur productivité.
Pourtant, la productivité est une mesure d’efficacité (KPI) comme une autre. Une absence de process peut nuire considérablement à une activité si elle n'est pas préparée à soutenir sa propre croissance. Évidemment, cela concerne toutes les structures, du solopreneur au grand groupe en passant par l’association.
Si tu veux te faire une idée de ce que ça donne, tu peux utiliser ce calculateur pour évaluer ton seuil de rentabilité : Ça vaut le coup ?
Une affaire de contrat 📄
Dans le cadre de certaines missions, je suis amené à produire un contrat. Et produire des contrats n’est pas ce que je préfère alors j’ai décidé d’automatiser la génération de mes contrats une fois pour toutes.
J’ai passé une demi-journée à automatiser ce process car je savais que ça allait me faire gagner de précieuses minutes mais aussi, alléger ma charge mentale.
Pour commencer, j’ai récupéré mon template de contrat et j’ai identifié tous les champs modifiables avec des balises {} : entreprise, SIREN, nom, prénom, adresse, mission, etc. Si tu n’as pas de contrat et que tu n’as pas le budget pour en avoir un, tu pourras certainement trouver ton bonheur sur Qiiro.
J’ai ensuite reporté tous ces champs modifiables sur des colonnes dans Airtable et j’ai ajouté l’extension PDF Maker. Je t’explique la suite en vidéo :
L’actu IA des outils préférés
L’explosion des fonctionnalités contenant de l’IA générative est l’une des plus belles choses qui me soit arrivée en 2023. Est-ce que je suis dans l’excès ? À peine.
Voici un petit panorama de ces outils qui vont te rendre la vie plus facile grâce à l’IA :
“Une vidéo vaut mieux que 1000 mots”. Cette headline de Loom avait le mérite d’être claire. Et pour cause, l’outil d’enregistrement d’écran te permet de troquer tes longs e-mails explicatifs contre des vidéos.
Grâce à l’IA, Loom joint désormais une retranscription de ta vidéo par minute afin que cela soit plus digeste pour la personne qui reçoit ton contenu. J’adore 🤩
La fonctionnalité AI Companion te permet d’activer l’enregistrement intelligent pour avoir un résumé (selon la langue parlée) d’un échange visio.
À la fin de ta visio, tu reçois un e-mail avec un résumé du meeting, les points importants et les next steps. Je l’active systématiquement en rendez-vous et j’ai créé un workflow qui récupère le résumé dans ma boîte e-mail pour l’intégrer à Notion.
Avant de découvrir Gamma, j’utilisais Pitch. Sur le même modèle, Pitch a également intégré l’IA pour te permettre de générer des présentations ultra-design. Un simple prompt contenant idéalement le sommaire de ta présentation te permettra de gagner de précieuses minutes.
PS : Pitch était n°3 dans mon classement d’outils de présentation préféré. Maintenant que Paste n’est plus (rip), Gamma est n°1 et Pitch n°2.
Il y a un peu plus d’un an, Notion présentait son IA générative. Je l’ai testé à sa sortie en lui demandant de réaliser des tâches simples et pour être honnête, je n’ai pas été impressionnée.
Pour autant, ils travaillent sur un upgrade avec Q&A. Mieux qu’une simple recherche, Notion sera capable de chatter avec toi et de t’apporter des réponses sur la base de ton propre contenu. Hâte de voir ça !
En 2021, j’ai opté pour Umso pour l’hébergement de mon site internet séduite par la simplicité de l’interface. Pourtant, ils ont rendu la production de site internet encore plus simple grâce à l’IA. Désormais tu peux propulser ton site grâce à un prompt. C’est beau.
5 conseils pour devenir un meilleur flemmard ⚡️
Tu veux créer de la frustration chez ton interlocuteur ? Envoie-lui un document PDF et demande-lui de le compléter et de te le renvoyer signé. Autrement, tu peux également suivre ces quelques petits conseils :
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Utilise des formulaires en ligne
Je ne te le dirais sans doute jamais assez : remplace tes documents PDF modifiables par des formulaires en ligne. Non seulement cela rend la complétion plus simple pour tes répondants mais ça te permet de gagner du temps et d’automatiser tes process.
Les outils : Fillout | Tally | Typeform
Programme un e-mail automatique
Automatiser tes process, mais comment ? Une fois le formulaire complété, rassure ton répondant en paramétrant un e-mail qui lui sera adressé automatiquement pour lui confirmer la réception de ces informations.
Centralise tes informations
Connecte ton formulaire à une base de données pour que tes informations soient déversées au même endroit. Cela sera également plus simple pour la suite et notamment quand tu seras amené à générer des documents.
Airtable | Timetonic | Google Sheet
Intègre la signature électronique
À la fin de la complétion du formulaire, propose à ton répondant de signer électroniquement grâce à un bloc de signature. Efficace pour les contrats, les offres, les paiements, etc.
Si tu te trouves dans un contexte plus officiel nécessitant des signatures ayant une valeur juridique, je te recommande d'opter pour des outils dotés de fonctionnalités de normes de sécurité en vigueur et lié à la e-signature.
Esignature | Docusign | Signaturit
Génère tes documents
La boucle est bouclée, une fois que le document est signé électroniquement, tu peux faire en sorte que ton document PDF soit généré automatiquement.
Merci infiniment de me lire 🤍
Tu connais la chanson, si tu as aimé me lire, si tu as appris des choses, si tu veux me donner la force : laisse-moi un petit cœur pour la Saint-Valentin. Tu peux également me rejoindre sur Linkedin 🙌
Merci beaucoup pour ces tuyaux super utiles pour la flemmarde que je suis 🙌🏾❤️
Une mine d'informations commet toujours