Bonne année, très cher Flemmard 🥂
J’en profite pour te remercier de faire partie des 450 qui reçoivent cette newsletter !
Si c’est la première fois que tu la reçois, bienvenue dans la ligue des Flemmards. Ici on parle productivité et automatisation.
Pour commencer l’année en douceur, je te propose un format un peu plus court et dédié à 100% à Airtable : mon outil préféré 💃🏽
Le sommaire (allégé) du mois de Janvier :
Airtable : la base
5 conseils pour automatiser avec Airtable
La formule magique
Airtable : la base 📊
Une petite intro si tu ne connais pas l’outil
Airtable est un outil de gestion de base de données no-code qui te permet d’automatiser tes process sans avoir besoin de rédiger une ligne de code.
Tu peux l’utiliser pour centraliser les informations de ton entreprise (données financières, données clients/fournisseurs, produits, stocks, etc.) et collaborer avec ton équipe. Tu peux également l’utiliser en back-end de ton site internet.
Le plus de l’outil : Tu peux le connecter à d’autres outils en quelques clics
2023 : L’année du renouveau pour Airtable
J’utilise Airtable depuis 2019, pourtant il me semble que 2023 a été l’année durant laquelle Airtable a opéré ses plus grands changements.
Refonte de l’interface, nouveaux visuels, nouvelles fonctionnalités, ils ont tout donné ! Le récap :
Airtable est désormais en Français 🇫🇷
Jusqu’à présent il fallait maîtriser la langue de Shakespeare pour être à l’aise avec l’outil. Désormais Airtable se veut plus inclusif et nul doute que cela va contribuer à une meilleure prise en main par les équipes dans les entreprises francophones.
Interface fait partie du package
À sa sortie, Interface me semblait être une usine à gaz. Mais force est de constater qu’Airtable a fait un gros travail :
Un design retravaillé
Une UX optimisée avec l’apparition d’une barre de navigation
La simplification de l’édition de son interface
Concrètement, Interface rend sexy tes données brutes et te permet de générer des tableaux de bord sans avoir à passer par les extensions.
Révision de la tarification
Exit le plan à 10$, il n’y a donc plus d’entre-deux. L’offre gratuite quand à elle est moins avantageuse pour te permettre de tester l’outil. Pas plus.
Ce qu’il faut retenir :
Les éditeurs sont illimités sur le plan “Équipe”
L’interface est disponible sur tous les plans
L’IA se fait encore attendre
5 conseils pour automatiser avec Airtable ⚡️
Pour utiliser l’outil convenablement, je t’invite à partir sur le plan Équipe à 20$. Les extensions, les automatisations et certaines vues étant des fonctionnalités payantes.
Fais comme moi : utilise Airtable gratuitement grâce aux deals Secret 🤫
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Pimpe ton formulaire 📥
Le formulaire d’Airtable te permet de déverser des informations collectées en externes directement dans la base auquel il est lié. Ce qui te permet d’automatiser un workflow à 100% dès la soumission du formulaire. Seul petit bémol : les formulaires Airtable ne sont pas les plus sexy…
Mon conseil #1 : Fillout te permet de créer des formulaires designs. Au-delà de ça, tu vas pouvoir connecter les deux outils de façon à créer une fonctionnalité qui n’existe pas encore en natif sur Airtable : les formulaires prefill (les formulaires préremplis).
Fillout | Freemium
Mon conseil #2 : Utilise le form builder d’Airtable qui vient avec Interface. Clique sur Interface puis sur “Créer un formulaire” ou clique sur la vue formulaire pour accéder à cette nouveauté.
Envoie un e-mail en externe 📩
Jusqu’alors, pour envoyer des e-mails via Airtable, il fallait passer par les extensions (notamment via Sendgrid) ou passer par Airtable automation. Mais là encore, si tu souhaites transmettre une information ponctuellement à quelqu’un qui n’est pas dans la base, ce n’était pas possible.
Mon conseil #3 : Désormais c’est le cas ! Tu peux envoyer un dossier (une entrée, une data, une donnée) à n’importe quelle personne depuis Airtable et sans devoir créer une automatisation. Il te suffit de cliquer sur ton entrée puis “Envoyer dossier”.
Automatise comme un pro
La puissance d’Airtable réside dans ses automatisations notamment depuis 2020, période à laquelle Airtable à créer son propre module d’automatisation en natif. Cela signifie qu’un outil tiers n’est pas nécessaire pour automatiser des workflows simples.
Mon conseil #4 : Une automatisation a échoué ? Tu peux filtrer le statut de tes automatisations et exécuter à nouveau une automatisation qui n’a pas fonctionné une fois le problème résolu.
Pour les anciens, cette simple fonctionnalité a un goût d’innovation 😭
Mon conseil #5 : Inutile d’inviter toute ton équipe sur Airtable. Crée une automatisation qui va leur envoyer un e-mail quotidien avec un récap des dernières modifications.
La formule magique 🤖
Il existe une fonctionnalité tout aussi complexe qu’intéressante (voire indispensable) sur Airtable qui contribue à la puissance des automatisations. Il s’agit des formules.
Pourtant, ça demande un peu d’expertise pour trouver LA formule idéale. Voici un petit prompt (à copier-coller dans ChatGPT) pour t’aider à rédiger ta formule magique ✨
Je suis débutant avec Airtable et j'ai besoin d'aide pour créer une formule. Voici ce que j'essaie de faire :
Objectif de la Formule : [Décrivez ce que vous voulez que la formule fasse, par exemple, "calculer le nombre de jours entre deux dates", "additionner les valeurs de deux champs différents", etc.]
Champs Impliqués : [Listez les noms des champs impliqués dans la formule et leur type, par exemple, "DateDebut (Date)", "Montant (Nombre)", "Statut (Texte)", etc.]
Résultat Attendu : [Décrivez le résultat que vous attendez de cette formule, par exemple, "nombre total de jours", "montant total", "texte combiné", etc.]
Avec ces informations, pourriez-vous m'aider à créer la formule appropriée pour mon besoin dans Airtable ?C’est tout pour aujourd’hui 🛬
Mon conseil (non sollicité) en ce début d’année : Apprends à écouter et apprends à T’écouter.
Sur ces douces paroles, on se retrouve le mois prochain !
Si tu m’as lu jusqu’ici, laisse-moi un petit cœur so I know it’s real 🤍
